Tekst: fred teunissen (redactie.bizz@reedbusiness.nl) beeld: verheulcommunicatie.com

Uit onderzoek blijkt dat bedrijven, die snel groeien, ongeveer twee keer zoveel uitbesteden als bedrijven met een gemiddeld groeicijfer (1). Uitbesteden is dus blijkbaar heel goed voor de slagkracht. Maar er zijn meer voordelen. Uitbesteden is ook goed voor uw focus. Het betekent dat er méér van de geestelijke energie van uw organisatie besteed kan worden aan de werkelijk belangrijke zaken.

Verder is uitbesteden goed voor de wendbaarheid van uw organisatie. De kosten zijn operationele uitgaven geworden en geen investeringen meer. Dat betekent dat u gemakkelijker kunt mee bewegen met marktontwikkelingen en met de grillen van de conjunctuur. En ten slotte is uitbesteden een manier om anderen intensief mee te laten denken over de toekomst van uw organisatie. Het brengt extra denkkracht en creativiteit binnen uw muren. Maar het kan ook goed fout gaan met uitbesteden. U kunt de controle verliezen over belangrijke bedrijfsprocessen of verzeild raken in een ingewikkelde juridische gevechten met dienstverleners. Die kans is een stuk kleiner als u rekening houdt met de volgende vijf vuistregels:




Regel 1: Neem er (ruim) de tijd voorUitbesteden bespaart niet alleen tijd; het kost ook tijd. Het vereist het voorbereiden en afsluiten van ingewikkelde overeenkomsten, het bewaken van service level agreements (SLA’s), het monitoren van de prestaties van dienstverleners en het met enige regelmaat bespreken van de knelpunten. Als u de vinger niet goed aan de pols houdt, loopt u het risico de regie te verliezen en dat is het grootste gevaar bij outsourcing.Regel 2: Houd voldoende kennis in eigen huis


Een ander groot gevaar van uitbesteden is dat kerncompetenties verloren gaan. Dat is de afgelopen jaren vaak gebeurd bij deals, waarbij IT-afdelingen in hun geheel werden overgenomen door een IT-dienstverlener. Als cruciale kennis op deze manier buiten uw organisatie terecht komt, valt de basis weg voor het voeren van een goede regie. U doet er dan ook goed aan te zorgen dat belangrijke kennis op het vlak van uw business processsen, uw ict-geschiedenis en de ict-ontwikkelingen binnen uw branche goed geborgd blijft binnen uw organisatie.

U moet dus zorgen dat er intern altijd medewerkers blijven, die weten waarom bepaalde bedrijfsprocessen ooit op juist die bepaalde manier zijn geautomatiseerd. Soms is daar een jarenlange ervaring in een bedrijf voor vereist. Dat soort kennis is niet te ‘insourcen’ en dus zeer kostbaar.

Wat ook altijd aanwezig moet blijven binnen uw organisatie is kennis van relevante leveranciers, evenals kennis van en ervaring met sourcing processen (inkoopvaardigheden). Nu steeds meer leveranciers van IT-producten en diensten zich specialiseren en er ook steeds meer gespecialiseerde online diensten worden aangeboden (met andere woorden het spectrum van uitbesteding wordt enorm verbreed) is het vinden van de juiste mix van externe dienstverleners van doorslaggevend belang. Een goede mix kan uw onderneming sterke concurrentievoordelen opleveren.




Regel 3: Zorg voor regieRegie voeren kunt u volledig zelf doen, maar vaak is het verstandig om daar adviseurs bij te betrekken. Zij kunnen u bijvoorbeeld helpen met de opstelling van contracten. Vaak zijn dit ingewikkelde documenten en dan heeft u een kennisachterstand ten opzichte van de dienstverlener. Een goede adviseur zorgt ervoor dat dit weer gelijkgetrokken wordt. U kunt het voeren van de regie ook in zijn geheel uitbesteden aan gespecialiseerde dienstverleners op het vlak van outsourcing. Dat kan ontzettend handig zijn. Maar ook dan blijft u degene, die de grote lijnen moet bewaken.Regel 4: Laat u niet overbluffen door jargon.


Tegen de turbotaal, waarvan de ict-sector vergeven is, helpt eigenlijk maar één ding: doorvragen en nog eens doorvragen, totdat de ander erbij neervalt. Als u het niet snapt, dan heeft die ander een probleem. Dat moet uw houding zijn. Want u heeft het volste recht om opheldering te krijgen.

Uiteraard hebben ict-dienstverleners zo hun eigen belangen. In de slipstream van hun product of dienst proberen ze soms - nu ze eenmaal bij u ‘binnen’ zijn - andere diensten of producten te slijten. Dit gaat vaak met turboverhalen gepaard. Heel alert op zijn en niet intuinen is het devies. Een dienstverlener, die vooral zichzelf diensten wil verlenen, is trouwens geen goede relatie voor de lange termijn.

Wordt u geconfronteerd met ‘verhalen’, die u aan het twijfelen brengen, vraag dan een second opinion van een derde partij. Dit advies hoeft niet duur te zijn en kan u een berg kosten besparen.

Regel 5: Blijf goed om u heen kijken

Als de uitbestede zaken goed geregeld zijn, betekent dit niet dat u achterover kunt gaan leunen. Er kunnen zich nieuwe ontwikkelingen voordoen, die het noodzakelijk maken om uw strategie te heroverwegen. Daarom is het van groot belang dat u nieuwe, relevante technologische ontwikkelingen in kaart blijft brengen. Deze scouting-functie is van groot belang, bijvoorbeeld om tot een juiste keuze van (toekomstige) dienstverleners te komen. Sommige bedrijven stellen om deze reden speciaal iemand aan als toeksomstverkenner.




(1) Kenmerken van snelgroeiende bedrijven, CBS 2009


Tekst: fred teunissen (redactie.bizz@reedbusiness.nl) beeld: verheulcommunicatie.com

Uit onderzoek blijkt dat bedrijven, die snel groeien, ongeveer twee keer zoveel uitbesteden als bedrijven met een gemiddeld groeicijfer (1). Uitbesteden is dus blijkbaar heel goed voor de slagkracht. Maar er zijn meer voordelen. Uitbesteden is ook goed voor uw focus. Het betekent dat er méér van de geestelijke energie van uw organisatie besteed kan worden aan de werkelijk belangrijke zaken. Verder is uitbesteden goed voor de wendbaarheid van uw organisatie. De kosten zijn operationele uitgaven geworden en geen investeringen meer. Dat betekent dat u gemakkelijker kunt mee bewegen met marktontwikkelingen en met de grillen van de conjunctuur.

En ten slotte is uitbesteden een manier om anderen intensief mee te laten denken over de toekomst van uw organisatie. Het brengt extra denkkracht en creativiteit binnen uw muren. Maar het kan ook goed fout gaan met uitbesteden. U kunt de controle verliezen over belangrijke bedrijfsprocessen of verzeild raken in een ingewikkelde juridische gevechten met dienstverleners. Die kans is een stuk kleiner als u rekening houdt met de volgende vijf vuistregels:




Regel 1:
Neem er (ruim) de tijd voor


Uitbesteden bespaart niet alleen tijd; het kost ook tijd. Het vereist het voorbereiden en afsluiten van ingewikkelde overeenkomsten, het bewaken van service level agreements (SLA’s), het monitoren van de prestaties van dienstverleners en het met enige regelmaat bespreken van de knelpunten. Als u de vinger niet goed aan de pols houdt, loopt u het risico de regie te verliezen en dat is het grootste gevaar bij outsourcing.



Regel 2:Houd voldoende kennis in eigen huis


Een ander groot gevaar van uitbesteden is dat kerncompetenties verloren gaan. Dat is de afgelopen jaren vaak gebeurd bij deals, waarbij IT-afdelingen in hun geheel werden overgenomen door een IT-dienstverlener. Als cruciale kennis op deze manier buiten uw organisatie terecht komt, valt de basis weg voor het voeren van een goede regie. U doet er dan ook goed aan te zorgen dat belangrijke kennis op het vlak van uw business processsen, uw ict-geschiedenis en de ICT-ontwikkelingen binnen uw branche goed geborgd blijft binnen uw organisatie. U moet dus zorgen dat er intern altijd medewerkers blijven, die weten waarom bepaalde bedrijfsprocessen ooit op juist die bepaalde manier zijn geautomatiseerd. Soms is daar een jarenlange ervaring in een bedrijf voor vereist. Dat soort kennis is niet te ‘insourcen’ en dus zeer kostbaar.

Wat ook altijd aanwezig moet blijven binnen uw organisatie is kennis van relevante leveranciers, evenals kennis van en ervaring met sourcing processen (inkoopvaardigheden). Nu steeds meer leveranciers van IT-producten en diensten zich specialiseren en er ook steeds meer gespecialiseerde online diensten worden aangeboden (met andere woorden het spectrum van uitbesteding wordt enorm verbreed) is het vinden van de juiste mix van externe dienstverleners van doorslaggevend belang. Een goede mix kan uw onderneming sterke concurrentievoordelen opleveren.




Regel 3:
Zorg voor regie


Regie voeren kunt u volledig zelf doen, maar vaak is het verstandig om daar adviseurs bij te betrekken. Zij kunnen u bijvoorbeeld helpen met de opstelling van contracten. Vaak zijn dit ingewikkelde documenten en dan heeft u een kennisachterstand ten opzichte van de dienstverlener. Een goede adviseur zorgt ervoor dat dit weer gelijkgetrokken wordt. U kunt het voeren van de regie ook in zijn geheel uitbesteden aan gespecialiseerde dienstverleners op het vlak van outsourcing. Dat kan ontzettend handig zijn. Maar ook dan blijft u degene, die de grote lijnen moet bewaken.



Regel 4:Laat u niet overbluffen door jargon.


Tegen de turbotaal, waarvan de ICT-sector vergeven is, helpt eigenlijk maar één ding: doorvragen en nog eens doorvragen, totdat de ander erbij neervalt. Als u het niet snapt, dan heeft die ander een probleem. Dat moet uw houding zijn. Want u heeft het volste recht om opheldering te krijgen. Uiteraard hebben ICT-dienstverleners zo hun eigen belangen. In de slipstream van hun product of dienst proberen ze soms - nu ze eenmaal bij u ‘binnen’ zijn - andere diensten of producten te slijten. Dit gaat vaak met turboverhalen gepaard. Heel alert op zijn en niet intuinen is het devies. Een dienstverlener, die vooral zichzelf diensten wil verlenen, is trouwens geen goede relatie voor de lange termijn. Wordt u geconfronteerd met ‘verhalen’, die u aan het twijfelen brengen, vraag dan een second opinion van een derde partij. Dit advies hoeft niet duur te zijn en kan u een berg kosten besparen.




Regel 5:SFlbBlijf goed om u heen kijken


Als de uitbestede zaken goed geregeld zijn, betekent dit niet dat u achterover kunt gaan leunen. Er kunnen zich nieuwe ontwikkelingen voordoen, die het noodzakelijk maken om uw strategie te heroverwegen. Daarom is het van groot belang dat u nieuwe, relevante technologische ontwikkelingen in kaart blijft brengen.Deze scouting-functie is van groot belang, bijvoorbeeld om tot een juiste keuze van (toekomstige) dienstverleners te komen. Sommige bedrijven stellen om deze reden speciaal iemand aan als toekomstverkenner.




(1) Kenmerken van snelgroeiende bedrijven, CBS 2009


Beheer infrastructuur 


Beheer applicaties


Beheer werkplekken